Правила расчета командировочных шпаргалка для бухгалтеров и информация для сотрудников

Предлагаем ознакомится со статьей на тему: "Правила расчета командировочных шпаргалка для бухгалтеров и информация для сотрудников" от профессионалов с полным описанием проблематики. Если в процессе прочтения возникли вопросы, то вы всегда можете задать вопрос дежурному специалисту.

Как правильно оплатить командировку сотруднику

Работа некоторых сотрудников неразрывно связана с командировками. Выезд в другие города, регионы и страны является для них неотъемлемой частью эффективного производственного процесса.

Командировки могут быть вызваны необходимостью личного участия в деловых переговорах, обмене опытом, заключении сделок и т.д.

Как только руководство компании принимает решение о командировке кого-либо из сотрудников, бухгалтерия предприятия озадачивается целым рядом вопросов, в частности, о том, как правильно оформить, посчитать и провести служебную командировку. В данной статье мы подробно поговорим о служебных командировках, их порядке и расчете.

Что считается служебной командировкой

Понятие служебной командировки расшифровывается довольно просто: это отъезд работника по распоряжению начальства в другие населенные пункты для выполнения каких-либо поручений на строго определенный срок.

При этом за сотрудником предприятия на время отсутствия по постоянному месту работы сохраняется рабочее место, а также средняя з/п.

Кроме того, организация обязана возместить все расходы, связанные с командировкой.

Кого можно, а кого нельзя отправлять в командировку

Приказом руководства командировать со служебными поручениями можно любого сотрудника предприятия, имеющего подходящую для выполнения выездных задач квалификацию и опыт работы. Но есть исключения.

В командировку нельзя отправлять женщин, ожидающих рождения ребенка, имеющих малолетних детей; работников, которым не исполнилось 18 лет, а также тех, кто ухаживает за больными близкими или детьми-инвалидами.

Во всех этих случаях, выполнение работ вне рабочего места возможно только при личном письменном согласии конкретного сотрудника и отсутствии врачебных противопоказаний.

Что оплачивает работодатель в качестве командировочных

Оплата командировочных – четко регламентированная ТК РФ часть расходов предприятия. Для соблюдения установленных законом норм, бухгалтеру следует знать, что к ним относятся:

    суточные, т.е. расходы на питание, проезд, проживание и т.д.. Суточные выдаются авансом, на основе приказа руководителя, непосредственно перед отъездом работника в командировку. Не имеет значения, в какой форме будут переданы суточные – наличными средствами на руки или через безналичный перевод на банковскую карту.

После возвращения, командировочный должен отчитаться перед бухгалтером о расходах во время поездки со всеми подтверждающими документами (чеками, билетами и т.п.).

В зависимости от затрат, он либо получает дополнительные деньги (если аванс, полученный в качестве суточных был превышен), либо возвращает в кассу остаток.

  • оплата з/п сотрудника за дни проведенные в командировке. В данном случае оплата за командировочные дни начисляется одновременно с оплатой за все остальные дни месяца и выплачивается в общем порядке, в день выдачи ближайшей зарплаты.
  • Оплата командировочных

    Для того, чтобы верно рассчитать командировочные бухгалтеру не нужно придумывать какие-то формулы и схемы, потому что существует подробно разработанный определенный алгоритм действий. Пойдем по порядку.

      Для начала нужно вычислить количество дней, фактически отработанных командировочным в расчетном периоде. Если сотрудник давно работает на предприятии, то за расчетный период берем год, то есть 12 месяцев перед отъездом работника в командировку. Если он работает меньше года, то расчетным периодом будет считаться время с момента трудоустройства;

    Внимание: Каждый бухгалтер должен помнить о том, что при расчете командировочных можно учитывать только рабочие дни!

    Календарные дни, как при расчете, например, отпускных, учитывать не нужно. Также из расчетного периода необходимо исключить время, проведенное в предыдущих командировках, в отпусках, на больничных, в отгулах и т.п.
    Следующее, что нужно сделать для правильного расчета командировочных – определить величину среднего заработка в расчетный период. Сюда включаются все выплаты по системе оплаты труда, принятой на предприятии, за минусом выплат на социальную и материальную помощь, а также отпускных и больничных – их при вычислении средней з/п учитывать не надо;

    Важно! Бывает, что в то время, пока сотрудник компании находится в командировке, руководство предприятия принимает решение о пересмотре тарифов и окладов в сторону повышения.

    В этом случае для верного расчета командировочных, необходимо обязательно проиндексировать и средний заработок командировочного.

  • Третьим пунктом будет вычисление средней заработной платы за день и, в конечном итоге, суммы командировочных. Здесь все просто: з/п за расчетный период надо поделить на те дни, которые были фактически отработаны, опять же, в расчетный период. После этого результат деления нужно умножить на то количество дней, которые были проведены в командировке. Полученная в итоге сумма и будет являться суммой командировочного.
  • К сведению! Не следует забывать о том, что командировочные облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ)!

    Исключения составляют, ситуации, если ежедневная сумма суточных не выше 700 рублей при командировке по России и не выше 2500 рублей – при выезде за границу.

    Особенности выплаты командировочных

    В некоторых случаях бухгалтерии предприятия при расчете командировочных приходится использовать дополнительные методы начисления. Разберем их подробнее.

      Доплата до среднего оклада. Иногда происходит так, что при вычислении командировочных, итоговая сумма, которую получает на руки командированный сотрудник, существенно меньше той, что он получил бы, находясь на своем рабочем месте, без отъезда. В этом случае руководство предприятия вправе разрешить бухгалтерии доплатить ему командировочные до фактической заработной платы.

    Как показывает практика, в подавляющем большинстве случаев именно так и происходит, поскольку в ухудшении материального положения командировочных, руководители компаний, как правило, не заинтересованы.

    Выходные в командировке. Иногда командировки длятся не пару-тройку дней, а несколько недель, соответственно, некоторые дни в командировке выпадают на выходные. Что делать в таких ситуациях? По закону, если в эти дни сотрудник фактически не работал, то оплачивать их не нужно. Но если ему все же приходилось выполнять свои должностные обязанности, то в этом случае ему полагается, не менее чем двойная оплата труда.

    В качестве варианта компенсации за работу в выходные дни, по ТК РФ, вместо двойной оплаты может быть предоставлено право последующего отгула за отработанный выходной.

    Работа по совместительству. Ситуации, когда сотрудник сначала работает как совместитель, и только затем принимается в штат предприятия, встречаются не так уж и редко. При таком положении дел, средний заработок сотрудника нужно считать за предыдущий календарный год, включая и то время, когда он был совместителем. Понятно, что в этом случае величина среднего заработка будет меньше.

    Но есть пара законных методов для повышения средней з/п в пользу сотрудника. Первый заключается в том, чтобы прописать в коллективном договоре компании, что расчетный период для вычисления командировочных считается с момента зачисления работника в штат. Второй – нужно своевременно уволиться с совместительства и перейти на штатную работу в организацию.

    Читайте так же:  Как написать доверенность на управление автомобилем

    Как видно из вышеприведенных сведений, расчет командировочных имеет свои тонкости и особенности. Для того, чтобы правильно их рассчитать, соблюсти нормы российского законодательства и при этом не нарушить прав сотрудников, важно учитывать все нюансы. Как правило, опытный, грамотный бухгалтер всегда вовремя знакомится со всеми нововведениями в Трудовой кодекс РФ по этой части и не допускает ошибок, сохраняя права как работника так и организации.

    Источник: http://assistentus.ru/oplata-truda/komandirovka-sotrudniku/

    Оплачиваем командировку при суммированном учете рабочего времени

    Вид деятельности фирмы, характер производства товаров, оказания услуг, выполнения работ определяет порядок учета рабочего времени сотрудников. Выбор в пользу традиционной модели — по рабочей неделе — далеко не всегда экономически оправдан: рабочий процесс невозможно прервать по истечении определенного периода, следовательно, соблюдение норм времени представляет проблему. Тогда применяется суммированный учет рабочего времени (СУРВ), при котором рабочее время контролируется в более широких рамках принятого учетного периода.

    Работая по графику, ориентированному на суммированный учет периодов работы, сотрудник может отправиться в командировку. Рассмотрим, как рассчитать командировочные выплаты при СУРВ.

    Термины и понятия

    Вначале обратимся к терминам, описывающим интересующие нас понятия. По ст. 166 ТК РФ командировка — это направление работника для выполнения производственного, служебного задания вне фирмы, вне его непосредственного рабочего места.

    На заметку! Сотрудник может быть командирован как в другой регион, так и в иную организацию в местности, где он работает, и это будет считаться командировкой. Поездка в филиал (представительство) собственной фирмы, находящийся в другой местности, со служебным поручением тоже относится к понятию «командировка» (см. Положение о командировках, п. 3-2 №749 от 13-10-08 г.).

    Суммированный учет времени устанавливается ст. 104 ТК РФ. Продолжительность учетного периода при этом должна составлять не более 12 месяцев. Если сотрудники заняты на вредных производствах – максимально 3 месяца (исключения, как правило, прописываются в отраслевых НА, ЛНА фирмы). Нормы времени труда в рамках учетного периода так или иначе работодатель должен соблюдать.

    Цель служебной командировки – выполнение поручения в интересах фирмы, и этот труд подлежит оплате. Но с другой стороны, сотрудник находится вне фирмы, и суммарный учет его рабочего времени невозможен.

    Согласно письму №14-2-337 Минтруда от 25-12-13 г. при СУВР следует исключить время командировки из общего расчета. По мнению авторов документа, время нахождения в ней не учитывается в фонде рабочего времени командированного, ведь согласно ст. 166 ТК он в указанный срок пребывает вне места, где трудится постоянно.

    Суммированный учет рабочего времени и время командировки

    Согласно ст. 167 ТК РФ время, проведенное в командировке, оплачивается по среднему заработку сотрудника.

    При исчислении среднего заработка бухгалтер руководствуется:

    • Положениями ст. 139 ТК РФ;
    • Постановлением Правительства №922 от 24-12-07 г.

    Средний заработок за час (СЧЗ) умножается на отработанные часы. Несмотря на видимую простоту расчета, сразу возникает вопрос, какие дни, часы брать для расчета: все проведенные в командировке или согласно рабочему графику?

    По мнению чиновников Минсоцразвития РФ, ориентироваться следует на рабочий график сотрудника (см. Положение 749, п. 9). Это касается и графика, составленного исходя из суммарного расчета фонда рабочего времени сотрудника. Если в месте командировки сотрудника рабочий день совпадает с его выходным днем по рабочему графику на основном месте работы, доплата за работу в выходной не начисляется, поскольку он воспользуется правом на выходной согласно своему графику. Утверждение справедливо для ситуации, когда у сотрудника нет переработки по сравнению с графиком.

    На заметку! Ситуация с праздничными (нерабочими) днями до конца не отрегулирована. Ст. 153 ТК РФ предписывает оплачивать их вдвойне, но в ней не учтены особенности СУВР. Организация, не оплачивающая выходные и праздники в двойном размере, рискует вступить в спор с трудовой инспекцией, в том числе и в случае расчета командировочных сумм.

    Если переработка при СУРВ имеет место, то указанные дни оплачиваются вдвойне, поскольку это время вне графика.

    Суммируя сказанное выше, получаем две актуальные формулы:

    1. Среднечасовой заработок = сумма оплаты труда за часы расчетного периода / количество часов, отработанных за расчетный период.
    2. Средний заработок, начисленный за время командировки = среднечасовой заработок* количество часов по графику, установленному при суммированном учете рабочего времени сотруднику за время, которое он фактически провел в командировке.

    Пример расчета

    В организации применяется СУРВ. Работник выехал в командировку 10 июля, а возвратился 13 июля 2018 года. Согласно Положению 749, п. 4, 10 и 13 июля принимаются во внимание при расчете. Был в командировке 4 дня. Согласно графику его рабочее время за эти дни составило 38 час. Работнику назначен оклад 35000 руб./ мес.

    Период расчета : июль 2017-июнь 2018. В 2017 году сотрудник отработал:

    • июль — 167;
    • август — 183;
    • сентябрь — 170;
    • октябрь — 177;
    • ноябрь — 170;
    • декабрь — 165.

    Итого за 2017 год — 1032 часа.

    В 2018 году сотрудник отработал:

    • январь — 130;
    • февраль — 153;
    • март — 155;
    • апрель — 167;
    • май — 164;
    • июнь — 168.

    Итого 2018 год – 937 часов. Всего — 1969 часов за расчетный период.

    Оклад на протяжении расчетного периода не менялся. Оплата труда за период расчета = 35000*12= 420000 руб. Средний заработок в час = 420000/1969 = 213,31 руб. Средний заработок за время командировки 213,31 * 38 = 8105,78 руб.

    Расчет выходных, праздничных, нерабочих дней сверх графика, в том числе и в командировке, производится в двойном размере. Пусть по графику работник трудится в июле по 9,5 часов. Если бы по графику у него 14-го июля был выходной, но по согласованию с руководством он продолжил бы выполнять служебное поручение в командировке, сотрудник переработал бы свои законные часы, рассчитанные по СУРВ. 14 июля – это сверхнормативная суббота для командированного сотрудника. Она должна быть оплачена в двойном размере: 9,5*213,31*2= 4052,89 руб.

    Главное

    Расчет командировочных при суммированном учете рабочего времени производится исходя из среднего заработка сотрудника за расчетный период, равный 12 месяцам. Рабочее время считается по графику сотрудника на момент командировки. Время командировки не считается рабочим и исключается из отработанного времени сотрудника при суммарном учете. Выходные и праздники вне графика при СУВР, в которые командированный сотрудник продолжал выполнять свое служебное поручение, оплачиваются вдвойне.

    Источник: http://assistentus.ru/sotrudniki/komandirovka-pri-summirovannom-uchete-rabochego-vremeni/

    Правила оплаты командировки — оформление деловой поездки и порядок расчета

    Моя работа в компании напрямую связана с деловыми поездками. Я организую мероприятия по обмену опытом, провожу переговоры, принимаю участие в совершении сделок. Опыт в плане деловых поездок у меня по-настоящему огромный. Соответственно я могу дать подробные ответы на вопросы по оплате служебных выездов.

    Читайте так же:  Выходное пособие при увольнении по соглашению сторон образец заявления

    Если вы только устраиваетесь на подобную должность или планируете занять место в кадровом отделе, вам стоит изучить информацию данной статьи. Здесь дана полезная информация по следующим важным моментам:

    • Как производится оплата командировок;
    • Как правильно оформляется деловая поездка по трудовому кодексу;
    • Какой существует порядок расчета.

    Деловая поездка/командировка – что это

    Понятие стандартной служебной поездки по РФ или по миру расшифровывается достаточно просто. Речь идет об отъезде сотрудника по официальному распоряжению работодателя с целью выполнения определенных распоряжений.

    В процессе совершения деловой поездки, за сотрудником гарантированно сохраняется его должность и средняя получаемая з/п.

    Одновременно с этим каждая компания обязана полностью возместить понесенные траты, напрямую связанные с подобными поездками.

    В командировочную деловую поездку отправлен может быть совершенно любой сотрудник организации. Главным условием является подходящая квалификация и опыт. В данном правиле есть некоторые исключения.

    Не отправляются в командировку:

    1. Беременные.
    2. Родители или официальные опекуны малолетних детей.
    3. Не достигшие совершеннолетия сотрудники.
    4. Лица, ухаживающие за родственниками-инвалидами.

    Если нужно отправить сотрудника одной из категорий, потребуется письменное согласие от него и справка по отсутствию медицинских противопоказаний.

    Из чего состоит сумма командировочных?

    Сумма командировочных – это регламентированные трудовым кодексом траты, понесенные компанией за время командировочных выездов сотрудников. Среди основных категорий трат можно отметить:

    • Суточные. Речь идет о расходах на питание, на проезд и на проживание. Подобна сумма всегда выдается авансом на карту банка или наличными. Основанием является приказ работодателя;
    • З/п работника за каждый официально отработанный и проведенный в деловой поездке день. Начисляется и выдается исключительно вместе с обычной з/п;
    • Разного плана дополнительные расходы.

    Сразу после приезда сотрудник обязан отчитаться о понесенных тратах. Все статьи расходов должны быть подтверждены специальными бумагами и отчетами – билеты, чеки и так далее.

    Человек получает сумму денежных средств, равную понесенным затратам. Если был превышен ранее установленный суточный лимит — будет произведена доплата. Если денег было выдано больше, в обязательном порядке возвращается остаток.

    Порядок расчета командировочных

    Современным трудовым кодексом предусмотрен особый алгоритм действий для расчета суммы командировочных:

    1. Определяется общее количество дней, по факту отработанных в деловой поездке за месячный период. Если человек трудоустроен в организации достаточно долгое время, за основу для расчета будет взят год. Если человек устроился не так давно, расчетным временем будет период — с даты официального трудоустройства по день отчета. В производимый расчет берется исключительно рабочее время без учета отгулов, отпуска и больничного.
    2. Рассчитывается величина полученной оплаты труда за установленный отчетный временной период. Это положенная з/п и выплаты, относящиеся к материальной и социальной помощи, сюда же относятся больничные и отпускные. Если в процессе нахождения человека в поездке руководители увеличили размер оплаты трудовой деятельности, средняя з/п будет проиндексирована.
    3. Вычисляется средняя з/п за день и сумма командировочных. Формула – з/п за обще время разделяется на отработанные по факту дни и умножается на общее количество суток, проведенных в деловой поездке.

    Полученная в результате сумма и будет теми самыми командировочными, что выплачиваются сотруднику вместе с з/п.

    Сумма командировочных, как и стандартная получаемая на руки заработная плата, облагается обязательным налогом. Не подлежат налогообложению командировочные, выданные в расчете 700 р в день при поездке в населенные пункты РФ и 2500 р при зарубежных поездках.

    Особенности и правила выплаты

    Существуют ситуации, когда при расчете командировочных используются дополнительные расчеты. Каждый их факторов, влияющих на это, стоит рассмотреть подробно.

    Доплата до положенной суммы оклада

    Иногда итоговая сумма за служебную поездку получается меньше той, что человек получил бы, работая в своем обычном режиме, никуда не выезжая. В подобной ситуации руководители организации должны доплатить сотруднику недостающую сумму.

    На практике это правило очень строго соблюдается. Ни один руководитель не заинтересован в ухудшении общего материального положения работников, выезжающих в служебные поездки.

    Выходные в деловой поездке

    В некоторых ситуациях командировки продолжаются не два-три дня, но неделю и более. Тогда в командировочный период автоматических входят стандартные выходные. Если человек не работал в такие дни, они не будут оплачены. Если же в данный период приходилось выполнять определенные должностные обязанности, дни будут оплачены в двойном размере.

    По желанию сотрудника или по установленным внутренним правилам, двойной размер оплаты может быть заменен на законный отгул.

    Деятельность по совместительству

    Ситуации, при которых человек работает, как официальный совместитель, и который был принят на работу именно в этом качестве, встречаются довольно часто. В подобной ситуации сумма командировочных часто является заниженной. Здесь предусмотрена пара законных методик увеличения з/п:

    1. Обозначение в коллективном трудовом соглашении правила по начислению командировочных с даты приема человека на работу.
    2. Своевременное увольнение с должности по совместительству и переход на штатную работу.

    Выбор может осуществлять не только руководитель, но сам сотрудник. Главное знать все тонкости современного законодательства.

    Подводя итоги

    Обязательный расчет командировочных проводится с учетом большого количества факторов. Их важно принимать во внимание, чтобы произвести правильные расчеты и соблюсти все нормативы современного законодательства.

    Операции по расчету нужно доверять грамотным бухгалтерам, которые всегда в курсе нововведений и общих положений трудового кодекса РФ. Благодаря подобным знаниям, не совершаются ошибки, и полностью сохраняются права, как сотрудника, так и компании.


    Источник: http://grazhdaninu.com/trud/komandirovki/pravila-oplatyi-komandirovki-oformlenie-delovoy-poezdki-i-poryadok-rascheta.html

    Особенности расчета суточных в командировке

    Отправляясь в служебную командировку, работник несет расходы в интересах работодателя, следовательно, эти расходы подлежат компенсации. Кроме проезда, оплаты жилья, затрат на проведение переговоров, иных служебных затрат, компенсируются также и суточные. Суточными называют затраты дополнительного характера, связанные с проживанием работника вне привычных ему условий. Как правильно начислить и выдать суточные, чем подтвердить для включения в авансовый отчет, какую роль играют лимиты суточных в этих расчетах, поговорим ниже.

    Командировка и нормативы суточных

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Термин «суточные» приводится в ст. 168 ТК РФ, устанавливающей правовые нормы возмещения командировочных работнику. Суточные упомянуты в ст. 217 НК РФ п.3, как одна из компенсационных выплат, не облагаемых НДФЛ.

    Установлены лимиты в целях налогообложения: расходов внутри страны — 700 руб. в сутки, а для зарубежных командировок – 2500 руб. в сутки. Нижний предел суточных прописан в правительственном постановлении от 02/10/2002 г. №729 и составляет 100 руб. в сутки по России. Документ касается работников государственных бюджетных учреждений, однако на этот нижний лимит должны ориентироваться в выплатах и коммерческие структуры – ухудшение положения работника частной компании, по сравнению с госструктурой, может спровоцировать проверку Роструда или судебный иск против коммерческой фирмы.

    Работникам госучреждений, отправляющимся за границу, суточные начисляются по нормам постановления №812 от 26/12/2005 г. и рассчитываются в иностранной валюте.

    Читайте так же:  Как делится имущество при разводе через суд как действовать

    Важно! Основные общие принципы и требования к начислению суточных изложены в правительственном документе №749 от 13/10/2008 г.

    Фирма должна разработать и принять локальный НА по командировкам либо учесть все нюансы порядка, размеров возмещения суточных затрат работнику в колдоговоре. Госучреждение, муниципальное учреждение обязаны руководствоваться нормативными актами властных структур соответствующего уровня.

    В ЛНА размер суточных может быть прописан в любом размере, но, если он превышает предельные нормы, разница облагается НДФЛ. Сверх установленных пределов облагаются суточные и страховыми взносами (ст. 422-2 НК РФ). Взносы «на травматизм» рассматриваются в связи с суточными по правилам ФЗ-125 от 24/07/98 г. ст. 20.2-2. Взносами не облагаются все суммы, предусмотренные ЛНА работодателя.

    На практике при установлении норм суточных работодатели часто берут за основу предельные лимиты, обозначенные в НК РФ относительно НДФЛ, чтобы минимизировать разницу между бухгалтерским и налоговым учетом, число учетных ошибок и проблем с налоговой.

    Однодневные командировки по России работодатель может не учитывать при начислении суточных. В то же время подобное вполне можно прописать в ЛНА и компенсировать работнику даже один день.

    Отметим, что вопрос удержания НДФЛ с суммы такой однодневной выплаты спорный:

    1. Минфин считает, что облагать налогом на доходы, например, расходы на питание в пределах 700 и 2500 рублей соответственно, противозаконно (Письмо Минфина России №03-04-07/6189 от 01/03/13 г.).
    2. ВАС РФ полагает, что суточные не являются доходом работника и должны компенсироваться ему без обложения НДФЛ (Постановление Президиума ВАС №4357/12 от 11/09/12 г.).
    3. ФНС РФ, руководствуясь ст. 122, 123 НК РФ, может доначислить на «лишний» оплаченный день работнику, помимо налога, штраф и пени.

    Выбор, как поступить, предстоит сделать налогоплательщику.

    Если работник отправляется за границу, ему обязательно нужно компенсировать однодневную поездку в размере 50% установленной в компании суммы суточной выплаты (Пост. 749 п. 20). При расчете налога на прибыль или «упрощенного» налога расходы по суточным берутся на уменьшение базы полностью (ст. 264-1-12, 346.16-1-13 НК РФ). Если в ЛНА установлен расчет суточных для загранкомандировок в валюте, при расчете налоговой базы делается пересчет по курсу на дату признания расхода (ст. 272-10 НК РФ), т.е. утверждения авансового отчета (п. 7 пп. 5 той же статьи).

    При отъезде в командировку суточные работнику авансируются: рассчитываются заранее и выдаются. Планируемое число дней командировки берется бухгалтером из приказа по организации. При возвращении суточные пересчитывают в зависимости от фактического срока командировки и либо доплачивают работнику, либо ставят на взаиморасчеты с последующим удержанием излишне выплаченной суммы.

    Дни считаются по календарю, со дня отъезда до прибытия на место постоянной работы, включая выходные, праздники. Сутки берутся до 0 часов, т.е. с нуля часов считается, что наступили новые сутки командировки. За каждые сутки выдается полная выплата, без пропорциональных расчетов по часам.

    Если в один и тот же день произошло возвращение из командировки и одновременно гражданин направлен в другую командировку, суточные он должен получить дважды. Если сотрудник едет за границу, ему платят «российские» суточные до дня пересечения рубежа с Россией, после чего применяют «заграничные» нормативы, установленные фирмой, и по возвращении поступают аналогично. Момент пересечения можно отследить в загранпаспорте либо, если речь идет об СНГ, где пересечение границы таких отметок не требует, по проездным документам.

    В локальных НА могут быть прописаны различные суточные для разных стран, посещаемых командированным. Если командировка предполагает поездку по нескольким зарубежным государствам, суточные считаются по концу дня и стране посещения.

    Внимание! Сотрудник, по условиям трудового договора постоянно выполняющий свои обязанности в пути либо имеющий разъездной характер работы, не признается командированным, и суточные ему не выплачиваются.

    Примеры расчета суточных

    По России

    Менеджер Мартынова выехала в командировку 1 июля в 10 часов 00 минут и вернулась 15 июля в 19 часов 15 минут. Фирма, которую она представляет, установила размер суточных 1000 рублей в сутки.

    1. Мартынова находилась в командировке 15 дней.
    2. 15 * 1000 = 15000 руб. Начислено суточных.
    3. 700 * 15 = 10500 руб. Не облагаемая НДФЛ сумма.
    4. 15000 — 10500 = 4500 руб. Облагаемая НДФЛ сумма.
    5. 4500 * 13% = 585 руб. Начисление НДФЛ.
    6. 4500 — 585 = 3915 руб. Облагаемая сумма за вычетом налога.
    7. 3915 + 10500 = 14415 руб. Суточные к выдаче Мартыновой перед поездкой.

    За рубеж

    Условия, как в предыдущем примере, но Мартынова командирована за границу. Суточные установлены для всех заграничных поездок фиксированные — 4000 рублей в сутки. Пусть Мартыновой уже был выдан аванс ранее, а теперь необходимо рассчитать фактическую сумму. Мартынова 2 июня пересекла границу, выполнила служебное поручение и вернулась в Россию 14 июля, судя по отметкам в документе при пересечении границы.

    1. 1000 * 2 = 2000 руб. 700 * 2 = 1400 руб. 2000 — 1400 = 600 руб. Расчет суточных и облагаемой суммы по России.
    2. 4000 * ( 15 — 2) = 52000 руб. 2500 * 13 = 32500 руб. 52000 — 32500 = 19500 руб. Расчет суточных и облагаемой суммы в зарубежной части командировки.
    3. 600 + 19500 = 20100 руб. 20100 * 13%= 2613 руб. Расчет НДФЛ с облагаемых сумм.
    4. ( 2000 + 52000 ) – 2613 = 51387 руб. Суточные к выдаче.

    С облагаемых сумм необходимо рассчитать и перечислить так же взносы, кроме сумм «на травматизм».

    Документирование и учет

    В течение трех дней после возвращения работник обязан отчитаться по командировочным расходам, в том числе и по суточным, составить авансовый отчет, на основании которого ему пересчитают выданный ранее аванс.

    По суточным это в основном проездные документы и отметки о пересечении границы. Если сотрудник использовал для поездки личный автомобиль, он может предъявить путевой лист и любой иной документ, доказывающий служебный характер отсутствия на работе.

    На основании этих документов составляется записка-расчет на суточные, где указываются:

    • ФИО работника, его табельный номер;
    • реквизиты приказа об отправке в командировку;
    • период командировки;
    • законодательная норма суточных;
    • фактическая выдача суточных в день.

    Основным элементом этой записки является расчет выдачи: по норме, фактически, и исчисление сверхнормативно выданной суммы с учетом дней командировки. Сверхнорматив считается, если в организации приняты повышенные, по сравнению с предельно установленными, нормы выдачи суточных.

    Внимание! Рассчитанные суточные вносятся в авансовый отчет отдельной строкой.

    Источник: http://assistentus.ru/buhuchet/osobennosti-rascheta-sutochnyh-v-komandirovke/

    Отмена командировочных удостоверений: как теперь подтверждать расходы на командировки и освобождение выплат от НДФЛ и взносов

    В начале января были отменены командировочные удостоверения (см. «Правительство РФ отменило командировочные удостоверения»). Кроме того, теперь при направлении работника в командировку не требуется оформлять служебные задания. В этой связи у бухгалтеров стали возникать вопросы: не возникнут при отказе от названных документов проблемы с документальным подтверждением командировочных расходов, а также с освобождением выплат от НДФЛ и взносов? Давайте разберемся, стоит ли продолжать выписывать командировочные удостоверения.

    Вводная информация

    Служебная командировка влечет для работодателя много расходов, которые нужно возместить работнику. Для осуществления и учета выплат бухгалтерия должна располагать подтверждающими документами. Ранее к ним относились командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении. Однако с 8 января 2015 года при направлении работника в служебную командировку работодатель не обязан оформлять командировочное удостоверение и служебное задание, а работнику отчет о выполнении задания. В итоге получилось, что остался лишь один обязательный документ — приказ о направлении работника в командировку. В этом приказе просто нужно оговорить цель командировки и ее срок.

    Читайте так же:  Выплаты и льготы за второго ребенка

    Период поездки подтвердят проездные документы

    Фактический срок нахождения работника в командировке теперь определяется по проездным документам, которые работник представляет по возвращении. Так, к примеру, если работник летит в командировку на самолете, то дата начала и окончания деловой поездки подтверждаются авиабилетами.

    Если же работник отправился в командировку на личном транспорте, то по возвращении ему потребуется составить служебную записку и указать в ней даты убытия и прибытия. К ней также нужно будет приложить подтверждающие документы (например, кассовые чеки на бензин, квитанции об оплате парковки и др.).

    Если работник потеряет проездные документы, работодателю потребуется дополнительно запросить у транспортной организации подтверждение поездки. Определять срок нахождения в командировке по командировочному удостоверению больше нельзя.

    Документальное оформление командировочных расходов

    Трудовой кодекс (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) обязывает работодателя возместить командированному работнику среди прочего:

    • расходы на проезд;
    • расходы по найму жилья;
    • суточные.

    Если с 8 января 2015 года отказаться от оформления командировочных удостоверений и служебных заданий, то проблем с «освобождением» обозначенных командировочных расходов от НДФЛ и страховых взносов не возникнет. Также можно будет признать и расходы при расчете налога на прибыль. Поясним подробнее.

    Командировочные расходы не облагаются НДФЛ при условии их документального подтверждения (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). Но если подтверждающие документы отсутствуют, то НДФЛ требуется начислить. Такой подход высказывался, например, в письме Минфина России от 05.02.10 № 03-03-05/18 (см. «Минфин разъяснил, какими документами можно подтвердить расходы по проезду к месту командировки, если проездной билет утерян»).

    Вместе с этим прямого требования о наличии командировочного удостоверения для освобождения командировочных расходов от НДФЛ в Налоговом кодексе нет. Поэтому ещё до отмены командировочных удостоверений судьи приходили к выводу, что отсутствие удостоверения не является основанием для доначисления налога (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 23.11.10 № 09АП-27072/2010). Следовательно, если отказаться от командировочных удостоверений сейчас, после их отмены, то рисков в отношении НДФЛ тем более не возникнет.

    Страховые взносы

    Командировочные расходы, в частности, суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд и наем жилого помещения не облагаются страховыми взносами (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). То есть одним из условий освобождения от взносов тоже является документальное подтверждение.

    Заметим, что прежде (до 8 января 2015 года) командировочное удостоверение являлось приложением к авансовому отчету (п. 26 «Положения о командировках», утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749). И в случае отсутствия этого приложения чиновники настаивали на том, что страховые взносы следует начислять (письмо Роструда от 07.10.13 № 17-4/1647; см. «В Минтруде напомнили, какие документы нужно оформить при командировке, чтобы не платить с выплат командированному работнику страховые взносы»).

    Однако теперь командировочное удостоверение отменено. Поэтому если его не приложить его к авансовому отчету, то никакого нарушения не будет. Соответственно, не будет и оснований для доначисления взносов.

    Налог на прибыль

    По общему правилу, расходы организации, связанные с направлением работника в служебную командировку, в целях расчета налога на прибыль признаются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату утверждения авансового отчета (пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

    Для целей налогообложения прибыли расходами признаются документально подтвержденные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ). Документально подтвержденными считаются затраты, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ.

    Как и в ситуации со страховыми взносами, официальные органы прежде считали: если не приложить к авансовому отчету командировочное удостоверение, то затраты нельзя включать в состав расходов (например, письмо ФНС России от 25.11.09 № МН-22-3/890). Но поскольку теперь командировочное удостоверение отменено, то такой подход в принципе невозможен.

    Также затраты на командировку должны быть экономически обоснованы и направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). А если цель командировки (которая указана в приказе) связана с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, то расходы на такую командировку должны признаваться экономически обоснованными. Причем, налоговики и раньше высказывались, что производственный характер командировки подтверждается не только командировочным удостоверением, но и приказом о направлении в командировку, поскольку эти документы, по сути, имеют одно и тоже назначение (письмо УФНС РФ по г. Москве от 28.03.06 № 20-12/25181). То есть и в этой части проблем быть не должно.

    Можно продолжить оформлять командировочные удостоверения

    Работодатель, в принципе, может продолжить оформлять командировочные удостоверения и служебные задания (к примеру, для своих внутренних целей и учета). Запрета на это нет. Однако в этом случае командировочное удостоверение больше не будет являться документом, подтверждающим деловую поездку. И его нельзя будет считать документом, который сам по себе, без других документов (приказ, билеты), подтверждает расходы на командировку и дает право на освобождение выплат командированному работнику от НДФЛ и взносов.

    Как работодателю зафиксировать отказ от командировочных удостоверений

    По общему правилу, порядок и размер возмещения командировочных расходов определяются внутренними документами работодателя или коллективным договором (ч. 4 ст. 168 ТК РФ). Поэтому довольно часто в этих целях работодатели утверждают «Положение о командировках». Если компания решит отказаться от использования командировочных удостоверений, то соответствующие изменения нужно будет внести в этот документ и ознакомить с ним сотрудников. Для этого, в частности, потребуется:

    • исключить упоминание в документе командировочных удостоверений и служебного задания;
    • прописать, что срок и цель командировки определяются приказом о направлении работника в командировку;
    • закрепить, что в случае поездки работника на личном транспорте, по возвращении из командировки он должен представить служебную записку и подтверждающие документы.

    Также заметим, что информация о выбытии работника в служебную командировку отражается в специальном журнале (п. 1 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.09 № 739н). В этом журнале есть специальная графа, в которой прежде указывали дату и номер командировочного удостоверения. Однако теперь это можно не делать (например, можно ставить прочерк или вообще ничего не писать). И нарушения в этом не будет.

    Источник: http://www.buhonline.ru/pub/comments/2015/1/9458

    Читайте так же:  Подъемные выплаты молодым специалистам медикам

    Правила расчета командировочных: шпаргалка для бухгалтеров и информация для сотрудников

    Если на предприятии работают сотрудники, время от времени выезжающие в иные города с целью исполнения определенных трудовых обязанностей, бухгалтера обязаны ежемесячно проводить соответствующие расчеты. В данной статье, я как опытный бухгалтер, отвечу на следующие важные вопросы:

    • Как рассчитываются командировочные;
    • Какие нюансы принимаются в расчет;
    • Как начисляется положенная сумма.

    Это не просто статья – это полезная шпаргалка для сотрудника, работа которого связана с периодическими выездами.

    Правила определения суммы командировочных

    Все вопросы, связанные с командировками, регулируются современным законодательством, статьями современного трудового кодекса. Речь идет о 24- ой главе, статьях:

    1. 166 – понятие и определение.
    2. 167 – предоставляемые гарантии.
    3. 168 – возмещение понесенных трат.

    Если возникает вопрос относительно правильного расчета командировочных, нужно обратиться к перечисленным выше нормативным актам.

    Расчет средней оплаты труда

    Сегодня расчет точной суммы осуществляется по среднему получаемому на руки заработку. Он рассчитывается по следующей схеме:

    Суммарная заработная плата за отчетный период делится на отработанные дни.

    По такой же точно формуле вычисляется средний показатель, требуемый для оплаты служебной поездки. Оплате подлежат все сутки, что человек отработал в командировке, время нахождения в дороге и период вероятной вынужденной задержки или остановки.

    Соответственно, средняя оплата за дни, проведенные в командировке, определяется по формуле разделения всех положенных средств на отработанное время в днях. При суммировании з/п в расчет включаются все облагаемые налогом выплаты:

    1. Перечисления премиального назначения.
    2. Поощрения.
    3. Вознаграждения.

    Социальные пособия и разного плана единовременные перечисления не принимаются во внимание при осуществлении расчета.

    На некоторых предприятиях для оплаты работы используется не дневной заработок, но часовой. Рабочий график может быть не четким, но скользящим. Часы работы, проведенные в деловой поездке, будут оплачены по окладу или по установленным часовым и тарифным ставкам.

    Если был увеличен размер оклада, была принята надбавка или положена доплата за время пребывания человека в поездке, средняя з/п должна быть проиндексирована.

    Начисления за выходные и праздничные дни

    Если сотрудник, находящийся в деловой поездке в стандартные выходные или праздничные дни, вынужден работать, ему будет начислена двойная оплата за труд. В некоторых случаях ему предоставляются дни отдыха в расчете один отгул за день работы, все зависит внутренних правил организации.

    Работа в командировке в праздники и в обычные выходные будет оплачена только, если поступало соответствующее распоряжение от руководителя.

    Иные обязательные оплаты

    Наряду со средней з/п за трудовой день, организация обязана выдавать сотрудникам средства на оплату таких трат, как:

    • Транспортные услуги;
    • Питание в период командировки;
    • Аренда жилья или проживание в гостинице.

    Сведения о понесенных тратах командированный обязан подать через три дня после приезда. Это должен быть своеобразный отчет с приложенными к нему билетами, чеками из мест общественного питания, счетами из отелей. Если у сотрудника после подсчета остаются средства, он обязательно должен вернуть их в кассу.

    Установленные требования и ограничения

    На данный момент установлены определенные лимиты суточных трат при командировочных поездках, не облагаемые налогом:

    • Если осуществляется выезд в один из российских городов, работнику платится 700 р в сутки;
    • При выездах за пределы страны в качестве суточных начисляется 2500 р.

    Это минимальные ставки по суточным. Что касается максимальных, то верхней границы в настоящее время не установлено. Если средний заработок за время командировки оказался меньше обычной ежемесячной з/п, руководитель оплатит разницу.

    Говоря об установленных требованиях к командировочным поездкам, можно отметить, что ТК не регламентирует, каким транспортом можно добираться до места командировки и обратно. Правила такого плана устанавливаются между работодателем и сотрудником в индивидуальном порядке.

    В некоторых компаниях внутренними правилами установлены перелеты современными авиалиниями, в иных это может быть только ж/д транспорт, а есть организации, где разрешается использовать личное средство передвижения сотрудника. В подобной ситуации работнику вместе с командировочными возместят траты на используемое топливо и иные расходы, которые человек понес в процессе перемещения к месту работы и обратно.

    Если сотрудник устроился на работу не так давно, в период проводимого расчета будет включено время, официально отработанное за месяц до деловой поездки. Если же человек отправляется в служебную поездку буквально в первые пару недель после оформления трудового соглашения, средняя оплата труда будет определена на основании установленного по соглашению оклада.

    Показатель среднего получаемого заработка требуется пересчитывать в обязательном порядке. Иначе будет допущена ошибка, и командировочные будут выплачены в меньшем размере. А это, в свою очередь, приведет к определенным проблемам с законодательством.

    Нюансы при расчете командировочных

    Определение суммы положенных командировочных — простая расчетная операция. Но есть нюансы, требующие отхода от отработанных схем. К подобным непростым ситуациям можно отнести:

    • Ежемесячные командировочные поездки сотрудника;
    • Необходимость расчета суммы в специальной смете.

    Каждый случай рекомендуется изучить более подробно.

    Ежемесячная деловая поездка

    В современном трудовом кодексе прописано, что общая длительность командировочной поездки не должна составлять более 40 дней без времени, потраченного на дорогу. При этом многие предприятия довольно часто отправляют специалистов в иные города на год и более. Целью таких выездов является:

    1. Строительство объектов.
    2. Профессиональный монтаж.
    3. Наладка оборудования.

    В этом случае при определении времени поездки руководитель должен принимать во внимание объем запланированной работы и уровень ее сложности.

    Если же сотрудника направляют в подобные поездки каждый месяц, здесь потребуется принимать во внимание само определение командировки. Если рабочая деятельность предусматривает постоянные служебные поездки, это не будет являться командировкой.

    Расчет командировочных в смете

    В процессе подготовки сметы для определения суммы командировочных потребуется внести в документ информацию по всем проведенным тратам. Они предоставляются сотрудников в виде авансового отчета и подтверждающих платежных документов.

    Официальный расчет производится сразу после приезда работника. При осуществлении расчетов бухгалтер должен суммировать такие сведения, как:

    • Часы, проведенные за работой в поездке;
    • Стоимость билетов, подтверждающих траты на дорогу туда и обратно;
    • Траты на оплату места проживания;
    • Средства, потраченные на питание;
    • Незапланированные траты дополнительного характера.

    Если одновременно отправляется несколько сотрудников, данные показатели нужно умножить на общее количество командированных лиц. По результатам данных операций получается своеобразная смета, которая станет официальным основанием для формирования суммы командировочных, положенных сотруднику.

    Подводя итоги

    В заключении стоит уделить внимание вопросу связи между командировочными и отпускными. Здесь стоит отметить, что в процессе определения суммы отпускных, командировочные средства не будут приняты во внимание. Если принимать во внимание все перечисленные правила, вероятность возникновения ошибки будет сведена к минимуму.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Источник: http://grazhdaninu.com/trud/komandirovki/pravila-rascheta-komandirovochnyih-shpargalka-dlya-buhgalterov-i-informatsiya-dlya-sotrudnikov.html

    Правила расчета командировочных шпаргалка для бухгалтеров и информация для сотрудников
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here