Компенсация за использование личного имущества

Предлагаем ознакомится со статьей на тему: "Компенсация за использование личного имущества" от профессионалов с полным описанием проблематики. Если в процессе прочтения возникли вопросы, то вы всегда можете задать вопрос дежурному специалисту.

Минфин напомнил особенности налогообложения компенсации за использование личного имущества сотрудника

Нужно ли включать компенсацию за использование личного имущества работника (например, автомобиля) в производственных целях в доход, облагаемый НДФЛ? Можно ли учесть такую компенсацию в расходах при расчете налога на прибыль? На эти вопросы Минфин России ответил в письме от 11.04.13 № 03-04-06/11996.

Чиновники напомнили норму статьи 188 Трудового кодекса. В данной норме сказано, что если сотрудник использует на работе свое имущество, и это происходит с согласия или ведома работодателя, то организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с использованием имущества, и выплатить компенсацию за его использование, износ (амортизацию). Размер возмещения расходов определяется по письменному соглашению работника с работодателем.

На основании пункта 3 статьи 217 НК РФ компенсационные выплаты, связанные с исполнением работником трудовых обязанностей, не облагаются НДФЛ в пределах норм, установленных законодательством РФ. Поскольку Налоговый кодекс не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то нужно применять нормы Трудового кодекса. А именно упомянутую выше статью 188 ТК РФ. Таким образом, от НДФЛ освобождаются компенсационные выплаты за использование имущества работника и расходы, связанные с его использованием, в сумме, определенной соглашением сторон. При этом, предупреждают в Минфине, необходимо иметь: документы, подтверждающие принадлежность имущества налогоплательщику; расчет компенсаций; документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя; документы, подтверждающие расходы, связанные с использованием этого имущества.

По поводу учета при налогообложении прибыли сумм компенсаций за использование имущества работника, чиновники отметили следующее. Если в интересах работодателя используется личный легковой автомобиль или мотоцикл работника, то компенсация включаются в налоговую базу по налогу на прибыль лишь в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92 (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Что касается иного личного имущества (за исключением личного транспорта), размер возмещения расходов за использование этого имущества в служебных целях определяется соглашением между организацией и сотрудником. При этом данные расходы, как и любые другие, должны соответствовать положениям статьи 252 НК РФ об экономической обоснованности затрат.

Источник: http://www.buhonline.ru/pub/news/2013/5/7320

Компенсация за использование личного имущества

О.А. Курбангалеева,
консультант-эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

В ходе своей трудовой деятельности работники могут использовать личное имущество в производственных целях — инструменты, оборудование и технические средства, мобильные телефоны. Для работодателя использование имущества работника позволяет, в частности, избежать приобретения дополнительных основных средств, а значит, уменьшить свои расходы .

Что такое личное имущество?

Использование имущества с согласия и ведома работодателя и в его интересах

Однако использование имущества работника не является для работодателя безвозмездным. При использовании личного имущества работника с согласия и ведома работодателя и в его интересах работодатель обязан:
— выплатить работнику компенсацию за износ имущества,
— а также возместить расходы, связанные с использованием имущества (расходы на приобретение расходных материалов, на техническое обслуживание и ремонт и т. д.).
Об этом говорится в статье 188 ТК РФ.
Следовательно, если работник использует личное имущество в служебных целях по собственной инициативе, то работодатель может не выплачивать компенсацию и не возмещать понесенные расходы.
Важным условием выплаты компенсации является использование имущества работника в интересах работодателя, поэтому в должностной инструкции важно указать, для решения каких служебных задач работник использует свое личное имущество.

В разделе «Функциональные обязанности» должностной инструкции работника отдела снабжения ГОУ ВПО «Университет» установлено, что в его обязанности входит:
— составление претензий к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств;
— оформление документации на получаемые и отправляемые грузы;
— составление отчета о выполнении плана материально-технического обеспечения.
Для выполнения этих функций менеджеру необходимы принтер, ксерокс и сканер.
Чтобы не тратить деньги на приобретение указанной техники, было решено использовать многофункциональное устройство, принадлежащее работнику отдела снабжения Николаеву М.П.
За использование этого устройства в служебных целях Николаеву М.П. полагается компенсация.

Трудовой договор или дополнительное соглашение?

Размер компенсации за использование имущества устанавливается по договоренности между работником и работодателем. Может быть либо определена сумма компенсации в твердой сумме, либо разработан способ ее расчета в зависимости от интенсивности использования имущества.

При этом размер компенсации должен быть экономически обоснованы и соответствовать стоимости имущества.

ГОУ ВПО «Университет» ежемесячно выплачивает работнику отдела снабжения Николаеву М.П.

Обратите внимание. Доступ к полному содержимому данного документа ограничен.

В данном случае предоставлена только часть документа для предварительного ознакомления.
Для получения доступа к полным и бесплатным ресурсам портала Вам достаточно зарегистрироваться и войти в систему.
Удобно работать в расширенном режиме с получением доступа к платным ресурсам портала, согласно прейскуранту.

Источник: http://www.referent.ru/40/9791

Предоставление компенсации сотруднику за использование личного автомобиля в служебных целях

Если работник вынужден пользоваться собственным автотранспортом в служебных целях, то ему положена выплата компенсации. Этот пункт отмечен в статье 188 ТК РФ. Сотрудник имеет возможность использовать собственный автомобиль по договоренности с руководителем предприятия. Компенсация предоставляется даже за единичное пользование транспортом в должностных целях.

В Трудовом кодексе указывается, на что конкретно идет компенсация:

  • амортизацию автотранспорта;
  • оплату затрат на ГСМ (бензин, топливо);
  • техобслуживание.

Соглашение о покрытии расходов

В соглашении между руководителем и сотрудником должна отражаться информация:

  • о марке транспорта работника, годе выпуска;
  • о сумме компенсации, приведенных расчетах, сроках по выплатам.
Читайте так же:  Госпошлина за восстановление свидетельства о рождении

Часть предприятий издает указ о выплате компенсации. Если в нем присутствует подпись работника, то в суде документацию приравнивают к соглашению. Однако рекомендуется составить именно соглашение, чтобы не инициировать ненужные споры.

В соглашении между руководителем и подчиненным есть возможность указать 2 вида компенсации одновременно: и на ГСМ-расходы, и на износ автотранспорта. В законодательстве не прописаны конкретные суммы, поэтому мера возмещения затрат за пользование собственным автомобилем устанавливается в каждой организации.

Контролирующие органы РФ для верного расчета налогов предлагают учитывать степень износа автомобиля и время его эксплуатации. Необходимо использовать простые расчеты, отображаемые в соглашении:

  1. Сумма выделяемых средств равна сумме амортизации транспорта. Расчеты ведутся в текущем периоде.
  2. Вести расчеты, исходя из стоимости 1 км автопробега по должностным обязанностям. Расценки можно заимствовать у такси.

Налоговый учет

Письмо Министерства Финансов от 20 апреля 2015 г., №03-04-06/22274 и указ Минтруда от 27 июля 2016 г., №17-3/В-291 указывают, что компенсация за пользование личным имуществом в служебных целях не облагается налогом на доходы физлиц (НДФЛ).

Страховые взносы также не облагаются налогом в размере, согласованным с руководителем предприятия, и не упоминаются в справке о доходах.

Документы для оформления компенсации

Для доказательства того факта, что сотрудник не получает доход от использования собственного авто, нужно собрать документы:

  1. Между руководителем и подчиненным заключается соглашение, которое дополняет действующий ТД. Если использование собственного имущества в должностных целях оговаривается на собеседовании, то этот пункт вписывается в договор.
  2. Копия документа о регистрации транспорта. Она необходима для доказательства прав на авто, т. к. возмещение расходов полагается за пользование собственным имуществом. Мнения контролирующих органов о возмещении затрат на транспорт, управляемый на основании доверенности, разделилось. Существуют записи, которые как разрешают данную выплату, так и запрещают ее.
  3. Документы для учета рабочих поездок. Путевые и маршрутные листы оформляются при условии компенсации, которая перечисляется с учетом служебного пробега.
  4. Если компенсация предоставляется по фиксированной ставке, то документация оформляется любым удобным способом: маршрутные листы, журнал учета командировок.

Важно! Если для учета выплат используется собственная форма, то в нее необходимо включать реквизиты первичной документации. Форма должна соответствовать политике предприятия.

  • Чеки, квитанции на оплату ГСМ и прочие расходы работнику компании следует предоставлять вместе с авансовым отчетом. Согласно предоставленным квитанциям оплачивается денежная компенсация. Покрытие расходов на бензин осуществляют, учитывая его действительный расход и лимит, утвержденный в технической документации.
  • Покрытие затрат, которое указано в соглашении и трудовом договоре. Размер компенсации утверждается в приказе или расчетном листе. Сумма возмещения может быть указана и в двустороннем соглашении, если выплачивается по фиксированной ставке.
  • Компенсация за использование собственного авто

    Ст. 272 НК РФ, п. 7 гласит: компенсация денежных средств за пользование собственным автотранспортом по служебным нуждам отображается в расходах на дату выплаты. При оплате налога на прибыль следует руководствоваться нормативами, указанными в Постановлении Правительства РФ, 08. 02. 02, №92:

    • Если объем двигателя легкового транспорта сотрудника 2000 куб. см, то размер компенсации не может превышать утвержденную норму, а именно 1200 рублей.
    • Если двигатель объемом выше 2000 куб. см, то предоставляется выплата 1500 рублей.

    Ограничения на размер компенсации за использование грузового транспорта в должностных целях не утверждаются на законодательном уровне. Категория автотранспорта отмечена в ТС или ПТС. Чтобы учесть компенсации для налога на прибыль, нужно собрать ту же документацию, что и для НДФЛ.

    Аренда авто в служебных целях

    Утвержденная сумма возмещения денежных средств за пользование автомобилем по служебным нуждам очень мала. Поэтому если в должностные обязанности входят постоянные разъезды, стоит заключить договор аренды. За арендованный транспорт служащему также полагается компенсация. Авто можно взять в аренду вместе с сотрудником. При аренде автомобиля без сотрудника ответственным лицом назначается уполномоченное лицо организации.

    Для работодателя на УСН преимущество заключается в уменьшении налоговой базы (согласно ст. 346 НК РФ, п.1). Расходы на содержание транспорта несет работодатель и может включать их в статью расходов.

    В обеих ситуациях необходимо:

    1. Заключить договор аренды.
    2. Установить сумму компенсационных ежемесячных платежей.
    3. Передать транспорт по акту.

    Важно! Ежемесячные платежи аренды работодатель включает в доход своего сотрудника. Компенсация облагается НДФЛ по ставке 13% (по статье 226 НК РФ п.1, ст. 224 п.1). Страховые взносы платить не придется.

    Бухгалтерский учет компенсации

    Возмещение денежных средств отображается в статье затрат на дату перевода компенсации. Расходы списываются на те же счета, что и зарплата сотрудника. (Счет 44 — Расходы на продажу, счет 20 — Основное производство, счет 26 — Общехозяйственные расходы).

    Когда дата перевода денежных средств не совпадает с ее фактической выплатой, возникает разница во времени. Рекомендуется осуществлять выплаты сотруднику в месяце их начисления. Если в налоговом и бухучете фигурируют разные суммы, то организации, регулярно имеющей разницу в отчете, начисляются увеличенные платежи по налогу на прибыль в текущем периоде, согласно Приказу Минфина РФ №114, ред. 24.12.2010.

    Пример. Компенсация сотруднику предприятия

    ООО «Ибис» перечислило 23.07.2017 г. на зарплатную карту работника компенсацию за пользование собственным авто в размере 4000 рублей за июль 2017 г. Для отражения налога на прибыль выплата предоставлена по нормативу — 1500 рублей, т.к. объем двигателя личного транспорта выше 2000 куб.см. В бухучете будут отражены проводки:

    Наименование операции Дебет Кредит Сумма, руб.
    Начислена выплата служащему 73 51 4000
    Компенсация отражена в расходах 44 73 4000
    Налоговое обязательство: (4000 — 1500) х 20% 99 68 500

    Недостатки компенсации по фиксированной ставке

    Единый размер выплат целесообразно устанавливать для служащих, чья деятельность связана с регулярными служебными поездками. Если сотрудник пользуется автомобилем несколько дней в месяц, а его компенсация неизменна, то могут возникнуть недопонимания с контролирующими органами.

    Читайте так же:  Образец судебного иска о повышении суммы алиментов

    Если для сотрудника утверждено фиксированное возмещение затрат — 3000 рублей в месяц, а из 21 рабочего дня маршрутные листы составлены лишь на 17, то сумма выплаты, не облагаемая НДФЛ, рассчитывается:
    3000 руб. / 20 х 17 = 2550 рублей. Так считают одни представители контролирующих органов. Однако другая сторона утверждает, что сумму компенсации необходимо выплачивать независимо от фактического количества дней пользования автомобилем.

    Поэтому возмещение затрат по фиксированной ставке рекомендуется предоставлять сотрудникам, использующим автотранспорт в должностных целях регулярно. В иных ситуациях лучше оформлять выплаты с помощью путевых листов и иных документов.

    Источник: http://assistentus.ru/oplata-truda/kompensaciya-za-ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya/

    Энциклопедия решений. НДФЛ с компенсации за использование личного имущества работника

    НДФЛ с компенсации за использование личного имущества работника

    Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. Поскольку глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ.

    Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества, работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

    Таким образом, не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) НДФЛ суммы компенсационных выплат в связи с использованием личного имущества (включая транспортные средства) работника при выполнении им трудовых обязанностей в размерах, согласованных сторонами трудового договора.

    Для предоставления освобождения от обложения НДФЛ компенсации за использование личного имущества нужно иметь в наличии документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (см. письма Минфина России от 20.04.2015 N 03-04-06/22274, от 27.08.2013 N 03-04-06/35076, от 21.09.2011 N 03-04-06/6-228 и др.).

    Например, при получении компенсации за использование в служебных целях транспортного средства, по мнению специалистов финансового и налогового ведомств, необходимы:

    — копия технического паспорта транспортного средства;

    При этом управление автомобилем по доверенности не лишает работника права на необлагаемую НДФЛ компенсацию (см., например, постановления АС Северо-Западного округа от 28.08.2014 N Ф07-6326/14, ФАС Уральского округа от 22.04.2014 N Ф09-1388/14).

    Представители Минфина России и налоговых органов разъяснили, что для получения компенсации за использование транспорта в служебных целях работники должны вести учет служебных поездок в путевых листах. Есть пример судебного решения, в котором указывается, что основанием для компенсационных выплат являются, в частности, путевые листы с отметками о служебных поездках. См. письма Минфина России от 27.06.2013 N 03-04-05/24421, от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776, от 20.09.2005 N 20-12/66690, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2006 N А66-7112/2005. Однако существует и судебное решение, в котором судьи пришли к выводу, что для выплаты компенсации и признания ее в качестве расходов составление путевых листов не обязательно (постановление ФАС Центрального округа от 10.04.2006 N А48-6436/05-8).

    Компенсация за использование в служебных целях личного имущества (например, сотовых телефонов) не облагается НДФЛ в размере, установленном соглашением сторон трудового договора. При этом организация должна располагать документами, подтверждающими принадлежность используемого имущества налогоплательщику и расходы, понесенные сотрудником при использовании этого имущества в служебных целях. Из судебных решений следует, что поскольку нормы компенсаций за использование в служебных целях инструмента, компьютеров и сотовых телефонов не установлены законодательством, такие выплаты не облагаются НДФЛ в размерах, установленных трудовыми договорами. См. письма Минфина России от 21.09.2011 N 03-04-06/6-228, от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387, от 17.09.2009 N 03-04-06-01/138, от 02.03.2006 N 03-05-01-04/43, УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115, от 28.08.2007 N 28-17/1269, постановления ФАС Поволжского округа от 19.08.2008 N А06-6865/07, ФАС Поволжского округа от 27.03.2007 N А65-11684/06.

    Источник: http://base.garant.ru/58076062/

    В каком случае компенсация за использование личного имущества работника в служебных целях не облагается НДФЛ

    Минфин России в письме от 20.04.15 № 03-04-06/22274 рассмотрел вопрос о порядке начисления НДФЛ на сумму компенсации за использование личного имущества работника в служебных целях. Специалисты ведомства пришли к выводу, что такие выплаты НДФЛ не облагаются. Но только в том размере, который определен соглашением между организацией и сотрудником.

    Чиновники рассуждают следующим образом. По общему правилу компенсационные выплаты, связанные с исполнением работником трудовых обязанностей, не облагаются НДФЛ в пределах норм, установленных законодательством РФ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Поскольку Налоговый кодекс не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то нужно применять нормы Трудового кодекса. А именно — статьи 188 ТК РФ. В ней сказано, что если сотрудник использует на работе свое имущество, и это происходит с согласия или ведома работодателя, то организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с использованием имущества, и выплатить компенсацию за его использование, износ (амортизацию). Размер возмещения расходов определяется по письменному соглашению работника с работодателем.

    С учетом изложенного, авторы письма приходят к следующему выводу. Если имущество используется физлицом в интересах работодателя при выполнении сотрудником обязанностей в соответствии с трудовым договором, то на суммы компенсации (в размере, определенном соглашением сторон) НДФЛ не начисляется. Также авторы письма добавили, что в целях освобождения от уплаты НДФЛ необходимо иметь документы, подтверждающие:

    • принадлежность имущества налогоплательщику;
    • расчет компенсаций;
    • фактическое использование имущества в интересах работодателя;
    • расходы, связанные с использованием этого имущества.
    Читайте так же:  Денежная компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении сколько и как оплачивается

    Источник: http://www.buhonline.ru/pub/news/2015/5/9782

    Быстрый справочник по компенсации за использование имущества работника

    Выплачивать компенсацию за использование любого личного имущества работника, кроме автомобиля (о нем см. врезку), выгоднее, чем увеличивать зарплату на эту сумму. Однако налоговики часто пытаются включить такую выплату в доход работника. Избежать этого позволит безупречное документальное оформление компенсации.

    Если компания планирует использовать личное имущество работника (телефон, компьютер и т. д.), но не хочет брать эти объекты у него в аренду, то необходимо предусмотреть компенсацию за его использование. Эта выплата предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса и помимо возмещения текущих расходов (к примеру, стоимости телефонных переговоров) включает в себя компенсацию износа самого имущества.

    Налоговые выгоды компенсации.

    Сумма компенсации за износ имущества работника уменьшает налогооблагаемую прибыль на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса (письмо Минфина России от 08.12.06 № 03-03-04/4/186). Вместе с тем эта выплата не облагается ЕСН (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ). Она также не включается и в облагаемый доход работника на основании пункта 3 статьи 217 НК РФ (письмо Минфина России от 02.03.06 № 03-05-01-04/43).

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Главный документ — трудовой договор или допсоглашение к нему. Выплата компенсации и ее размер должны быть предусмотрены в отдельном соглашении между работником и работодателем или непосредственно в трудовом договоре (ст. 188 ТК РФ). Соответствующий пункт трудового договора может быть сформулирован, например, так: «При использовании компьютера работника, принадлежащего ему на праве собственности, компания в соответствии со статьей 188 Трудового кодекса РФ выплачивает ему компенсацию за износ этого объекта в размере 2000 рублей в месяц».

    Документы, подтверждающие право работника на имущество

    Чиновники неоднократно разъясняли, что для выплаты компенсации компания должна иметь документы или их заверенные копии, подтверждающие право собственности работника на используемое имущество (письмо Минфина России от 02.03.06 № 03-05-01-04/43). Такими документами могут быть, к примеру, товарный чек на покупку имущества или гарантийный талон, где указано имя владельца. С этим требованием трудно поспорить, поскольку Трудовой кодекс устанавливает компенсацию за использование именно личного имущества работника — об этом прямо сказано в статье 188 ТК РФ.

    Расчет с обоснованием размера компенсации

    Размер компенсации необходимо подтвердить экономическим расчетом, который также прикладывается к трудовому договору или допсоглашению.

    Специалисты Минфина России считают, что размер компенсации должен соответствовать сумме амортизации, которая могла бы быть начислена, если бы организация купила этот объект (к примеру, письмо от 31.12.04 № 03-03-01-04/1/194). Данная сумма определяется на основании Классификации основных средств, утвержденной постановлением Правительства РФ от 01.01.02 № 1, а также данных о первоначальной стоимости объекта, которая также должна быть подтверждена документально (к примеру, товарным чеком).

    На цифрах

    Работник использует в работе личный персональный компьютер, который он приобрел за 50 000 рублей. По Классификации основных средств срок полезного использования электронной вычислительной техники — от 2 до 3 лет включительно (вторая амортизационная группа). При расчете суммы компенсации компания установила срок полезного использования в размере 25 месяцев. В бухгалтерском и налоговом учете амортизация в компании начисляется линейным способом. Таким образом, ежемесячная сумма амортизации, которая равна сумме компенсации, будет равна 2000 рублей (50 000 руб. : 25 мес.).

    Приказ руководителя (нужен ежемесячно)

    Несмотря на то что размер компенсации утвержден трудовым договором или дополнительным соглашением к нему, необходимо составлять приказ о выплате этой компенсации за конкретный месяц. Такой приказ можно оформить в произвольной форме. Главное, чтобы в нем были указаны следующие реквизиты: фамилия, имя и отчество работника, получающего компенсацию; имущество, за использование которого компанией она выплачивается; фактический период использования имущества за данный месяц; размер компенсации, подлежащей выплате.

    Отметим: чиновники считают, что если работник фактически использовал имущество в служебных целях не полный месяц, к примеру, из-за того, что болел, был в отпуске или командировке, то за «пропущенный» период компенсация не выплачивается (письмо Минфина России от 16.05.05 № 03-03-01- 02/140). А значит, излишне выплаченные суммы нельзя отнести на расходы. Однако есть судебные решения, позволяющие списывать компенсации полностью (см., например, постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 18.04.06 № А26-8363/2005-28).

    Источник: http://hr-portal.ru/article/bystryy-spravochnik-po-kompensacii-za-ispolzovanie-imushchestva-rabotnika

    Компенсация за использование имущества в 2020 году

    Бывает так, что сотрудник предприятия использует личное имущество в служебных целях. Закон позволяет работодателю пользоваться имуществом работника с его согласия при условии заключения договора. Служащему полагается компенсация за использование имущества, если только между ним и нанимателем не было заключено соглашение о безвозмездном пользовании.

    Как оформить использование личного имущества сотрудника в служебных целях

    Чтобы эксплуатация имущества сотрудника в интересах работодателя признавалась законной, нужно оформить такие отношения. Законом разрешается:

    • заключить договор аренды имущества (выплачивается арендная плата);
    • подписать договор ссуды (безвозмездной эксплуатации – компенсация и арендная плата не положены);
    • договориться о компенсации затрат, имеющих отношение к эксплуатируемому имуществу.

    Компенсация за использование имущества работника

    Чаще всего за эксплуатацию личного имущества сотрудника в интересах предприятия ему выплачивается компенсация и возмещаются затраты, имеющие отношение к его использованию. При таком раскладе имуществом распоряжается владелец – оно не передается прочим сотрудникам компании.

    Под компенсацией понимается денежная выплата, которая начисляется сотруднику с целью возмещения его расходов, имеющих отношение к выполнению его должностных функций. Величина компенсации устанавливается положением письменного договора, заключенного между служащим и работодателем.

    Как документально оформляется компенсация за использование имущества

    Компенсацию за использование имущества работника не стоит выплачивать, пока не будут оформлены следующие бумаги:

    1. Документы, которые свидетельствовали бы о необходимости для предприятия эксплуатации имущества сотрудника:
      • справки из бухгалтерии с вычислениями экономической обоснованности эксплуатации;
      • должностная инструкция сотрудника.
    2. Отдельное соглашение, прикрепляемое к трудовому договору с указанием:
      • периода эксплуатации имущества;
      • характеристик и вида эксплуатируемого имущества (технических показателей, сведений о регистрации, акт о состоянии на момент подписания договора и т.д.);
      • порядок выплаты компенсационных сумм, размер выплаты, сроки перечисления средств, метод вычисления суммы (с уточнением, фиксированная будет сумма или переменная);
      • условия обслуживания имущества;
      • порядок возмещения затрат на использование имущества в служебных целях, порядок подтверждения понесенных затрат.
    3. Акт об использовании имущества, составленный в произвольной форме и подписанный обеими сторонами соглашения.
    4. Приказ руководителя о выплате компенсационной суммы сотруднику (в качестве основания для совершения выплаты бухгалтером).
    Читайте так же:  Налоговая задерживает выплату налогового вычета за покупку квартиры что делать

    К указанным документам следует приложить также бумагу, доказывающую законность использования имущества сотрудником. Это может быть товарный чек, тех. паспорт, договор купли-продажи.

    Как рассчитывается компенсация за использование имущества

    Размер ежемесячной компенсации за применение имущества работника на работе зависит от того, сколько именно дней за этот период сотрудник использовал это имущество – должен быть составлен Акт о количестве дней, в течение которых оно фактически использовалось.

    Трудовое законодательство не регулирует вопрос размера компенсации за эксплуатацию имущества сотрудника в служебных целях – величину суммы устанавливает руководитель фирмы, заручившись согласием служащего. Чтобы оправдать расходы на выплату компенсационной суммы именно в указанном размере, работодателю следует поручить бухгалтеру оформить справку с расчетом суммы.

    Обычно компенсационная сумма перечисляется сотруднику в размере суммы износа (амортизации), вычисленной на основании официально утвержденных норм, если имущество причислено к основным средствам. Нужно посмотреть Классификацию основных средств, которые должны быть включены в амортизационные группы. Бухгалтер должен отнести затраты по выплате компенсаций к расходам по обычным видам деятельности.

    Дополнительные затраты, которые несет фирма при эксплуатации личного имущества сотрудника, возмещаются отдельно в сумме фактических расходов, подтверждаемых документально.

    Пример того, как рассчитывается компенсация за использование имущества работника

    Диспетчер строительной фирмы для составления заявок и использования программы по составлению маршрута доставки приносит с собой на работу личный ноутбук. Его рыночная стоимости на момент его использования в служебных целях равнялась 35500 рублей.

    Бухгалтер компании обратился к Классификации ОС, согласно которому ноутбук относится ко 2-ой амортизационной группе (его код – 14 302000). Срок полезного использования составляет 2-3 года.

    Допустим, в учетной политике фирмы для ОС 2-ой амортизационной группы определен срок полезного применения, равный 24 месяцам. Норма амортизации за месяц составляет 4%.

    Итак, каждый месяц диспетчер будет получать компенсацию за использование ее ноутбука в размере: 35500 руб. х 4% = 1 420 рублей.

    Законодательные акты по теме

    Письмо Минфина РФ от 25.10.2012 № 03-04-06/9-305 О целесообразности составления бухгалтерской справки о размере компенсации за использование имущества работника
    Постановление Правительства РФ от 01.01.2002 №1 Классификация основных средств
    Письмо Минфина РФ от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87 О том, что за те дни, когда личное имущество сотрудника не используется, не выплачивается компенсация

    Типичные ошибки

    Ошибка: Сотрудник жалуется работодателю на то, что компенсация за использование его личного имущества была выплачена не в полном объеме за месяц, в котором работник находился на больничном.

    Комментарий: Если в течение месяца служащий уходит на больничный или в отпуск и не эксплуатирует свое имущество, компенсация за эти дни не начисляется.

    Ошибка: Работник, подписавший договор ссуды, требует компенсации за использование предоставленного им имущества в служебных целях.

    Комментарий: Договор ссуды является договором безвозмездного пользования, а значит работодатель не должен выплачивать компенсацию или арендную плату.

    Ответы на распространенные вопросы о том, как выплачивается компенсация за использование имущества работника

    Вопрос №1: Я вынуждена использовать свой ноутбук на работе, поскольку работодатель не предоставил мне компьютер для выполнения служебных обязанностей. Я получаю компенсацию в размере 1,5 тысяч рублей в месяц. В прошлом месяце сломалась клавиша на клавиатуре, и я потратила 600 рублей на ремонт. Достаточно ли компенсации в полторы тысячи для оплаты таких расходов, или наниматель должен оплатить ремонт дополнительно?

    Ответ: Если Вы предоставите в бухгалтерию авансовый отчет, кассовый чек и акт о проделанном ремонте, Ваши затраты будут признаны обоснованными, и компания должна будет возместить расходы.

    Вопрос №2: Должен ли работодатель удерживать с компенсационной суммы за использование имущества работника НДФЛ и страховые взносы?

    Ответ: Размер компенсации должен быть указан в соглашении к трудовому договору. Если она выплачивается в установленном размере, не более, тогда наниматель не должен удерживать ни НДФЛ, ни страховые взносы на пенсионное, социальное и медицинское страхование, ни взносы на страхование от несчастных случаев и заболеваний, поскольку тогда компенсация не является доходом работника.

    ? Видео-советы. Какие есть компенсации работникам за использование личного имущества?

    В видео раскрывается информация о условиях выплаты компенсации за использование личного имущества⇓

    Источник: http://kompensacii.ru/kompensaciya-za-ispolzovanie-imushhestva/

    Оформление компенсации за использование личного имущества в служебных целях

    При исполнении трудовых функций сотрудники предприятий часто пользуются собственным имуществом в виде мобильного телефона, транспортного средства, инструмента (в том числе музыкального) или оборудования.

    Инициатором подобного использования может выступать как руководство организации, так и работник. В любой ситуации должны быть соблюдены положения трудового законодательства, касающиеся возмещения затрат сотрудника (ст. 188 ТК РФ), если:

    • используемый объект/устройство является частной собственностью работника или находится в распоряжении такового на законных основаниях;
    • имущество востребовано не в личных целях владельца, а в интересах компании;
    • работодатель не возражает против применения в работе собственности сотрудника;
    • сумма возмещения определяется по договоренности сторон.

    В ТК РФ не указан полный перечень имущества, принадлежащего работнику и используемого в процессе трудовой деятельности с согласия руководства предприятия. Поэтому компенсировать можно применение в работе любого личного имущества, осуществляемого с согласия/разрешения руководства организации.

    Соглашение о компенсации за использование собственного имущества

    Размер возмещаемых сотруднику расходов за эксплуатацию в работе личного имущества устанавливается посредством:

    • указания вида задействованного объекта и платы за его использование в трудовом контракте;
    • оформления соглашения об аренде.
    Читайте так же:  Особенности оплаты транспортного налога в башкирии

    До заключения соглашения предприятие должно определить необходимость привлечения собственности работника в процессе выполнения им трудовых обязанностей, а также принадлежность последнего сотруднику.

    Отражение возмещения в трудовом контракте

    После того как стороны договорились об использовании имущества работника, происходит подписание контракта или дополнительного соглашения к нему с указанием условий работы с объектом.

    В тексте документа отражается:

    • наименование объекта, модель, идентификационный номер;
    • для каких целей предполагается его эксплуатировать;
    • документы, подтверждающие право собственности на описываемый предмет;
    • оценочная стоимость объекта на дату оформления договора;
    • планируемый срок (период) эксплуатации;
    • при каких условиях соглашение прекращает свое действие;
    • величину компенсационной выплаты владельцу используемого объекта;
    • условия и порядок оплаты возмещения.

    Период действия договоренности об использовании собственности работника не может превышать срок действия трудового договора.

    К соглашению следует приложить копии документов на право собственности/пользования объектом, расчет суммы оплаты и иные документы, отражающие особенности сделки.

    Величина возмещения может устанавливаться сторонами договора в любом размере, так как в ТК РФ ограничений по нему не предусмотрено. Сумма выплаты может покрывать износ имущества (ст. 106 ТК РФ), амортизационные отчисления и учитываться в себестоимости продукта полностью независимо от размера. Работодатель вправе также возмещать владельцу затраты по ремонту объекта, его содержанию и эксплуатации.

    К сведению! При согласовании оплаты следует учитывать ПП РФ №92 (08.02.2002), определяющее нормы затрат предприятия на плату за использование личного ТС (автомобиля, мотоцикла). В учете возмещение в пределах действующих норм относят к прочим расходам по производству и реализации. Выплаты, превышающие нормативное значение, не будут приняты к зачету ФНС.

    Компенсация охватывает лишь время эксплуатации объекта в интересах предприятия-работодателя и не выплачивается за периоды отсутствия сотрудника на рабочем месте в связи с отпуском или при болезни.

    Оформление выплаты по договору аренды

    Оформление договора аренды имущества, принадлежащего сотруднику компании, производится с учетом положений ГК РФ. К примеру, транспортное средство может быть арендовано с экипажем или без такового. Соответственно управлять арендованным ТС, осуществлять техническое обслуживание автомобиля будет работник (владелец) или иные сотрудники, назначаемые работодателем (арендатором).

    В тексте договора об аренде отражаются параметры арендуемого объекта, условия сделки, все особенности правоотношений сторон, включая стоимость аренды. За пользование собственностью сотрудника компания оплачивает не компенсацию, а арендную плату.

    Отражение в учете оплаты за использование личного имущества

    При заключении соглашения об аренде следует учесть, что:

    1. Арендная плата – это доход, получаемый работником, поэтому предприятие обязано произвести удержание НДФЛ с начисляемой платы за аренду. При нарушении указанного условия работодатель будет подвергнут штрафу в размере 20% от неудержанной суммы налога.
    2. При наличии документального подтверждения расходов, произведенных согласно условиям договора аренды, размер облагаемого дохода может быть уменьшен на величину расходов при подсчете налога на прибыль.
    3. По арендным выплатам не предусмотрены страховые взносы, так как не отнесены к облагаемым выплаты по сделкам, касающимся передачи имущества в пользование (ст. 420 НК РФ).

    При оплате компенсации по задействованному в трудовой деятельности личному имуществу НДФЛ не удерживается (ст. 217 НК РФ, письмо МФ РФ № 03-04-06/11996, 11.04.2013). Выплата в любой сумме, оговоренной в трудовом контракте/приложении к контракту, считается компенсацией, выплачиваемой согласно законодательству.

    В большинстве ситуаций при подсчете налога по прибыли можно списать возмещение на расходы полностью (письмо МФ РФ от 11.04.2013). Исключение составляют ситуации по использованию в работе принадлежащего частному лицу автотранспорта, когда в налоговые траты включается сумма компенсации, соответствующая установленным нормам (ст. 264 НК РФ).

    Компании, работающие по УСН, в которой налогообложение производится с разницы затрат и поступлений, также могут снизить налогооблагаемый объем на размер компенсаций, выплачиваемым сотрудникам за пользование личным ТС, в пределах установленных норм (ст. 346 НК РФ).

    К сведению! Нормы затрат по оплатам включают все траты, связанные с задействованием личного транспорта в служебной сфере. Любые сверхнормативные оплаты и возмещения расходов при пользовании личным ТС не понижают облагаемую сумму при подсчете налога по УСН, по (письмо МФ РФ № 03-11-11/82, 26.02.2013).

    В бухучете компенсация отражается на 73 сч. «Расчеты по прочим операциям с персоналом» операцией:

    Дебет сч. 26, 44 / Кредит сч. 73 (субсч. «Расчеты по компенсации»).

    Выдана оплата за эксплуатацию собственного имущества сотрудника в служебных целях:

    Дебет сч. 73 / Кредит сч. 50, 51.

    Компенсация за пользование собственностью работника снижает базу для подсчета налогов только при наличии документального подтверждения факта использования объекта.

    Возможные спорные ситуации по оплате компенсации

    В процессе осуществления трудовой деятельности между работником и руководством предприятия могут возникать разногласия по вопросам компенсации за использование личного имущества в процессе труда.

    Если произошла поломка компьютера у сотрудника, работающего не в офисе компании, то невозможно установить, произошла ли поломка при исполнении работы или при эксплуатации устройства с личными целями.

    Все условия по использованию объектов личной собственности (размер, порядок, периодичность оплаты возмещения и иных трат, особые условия), в том числе технических или программных устройств, средств защиты информации, должны отражаться в трудовом договоре о дистанционной работе сотрудника (ст. 57, 312 ТК РФ).

    Если условие, касающееся поломки компьютера, не было включено в трудовой договор, то данное обстоятельство не освобождает организацию от необходимости произвести оплату стоимости ремонта оборудования в случае его поломки.

    Разногласия возникают по оплате использования личного ТС для проезда к месту командировки. Но работник, направленный в служебную командировку, получает возмещение расходов на проезд (ст. 168 ТК РФ). В законе не содержится уточнение по виду используемого для проезда транспорта. Поэтому компенсацию проезда на личном автомобиле следует отнести к возмещению затрат на командировку.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Источник: http://assistentus.ru/oplata-truda/kompensacia-za-ispolzovanie-lichnogo-imushchestva/

    Компенсация за использование личного имущества
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here